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Slack、Discord、Facebookメッセンジャー、Zoom、Whereby、LINE……プレスラボではこう使い分けています

こんにちは、プレスラボの池田(@sonoko0511)です。このnoteでは、メンバーそれぞれが別々の場所で仕事をするプレスラボが、どんなツールを使って、それぞれでどんなやりとりをしているのか、なるべく簡潔に(ツールによっては長くなりますが)まとめます。

現在(2020年10月時点)プレスラボでは、Slack、Discord、Facebookメッセンジャー、Zoom、Whereby、LINEを主に使っています。

ちなみにこの記事は、10/1付で育休から復帰した山本莉会(@yamamoto_rie)に向けて書いたものでもあります。山本が日報にツールの使い分け方に関する疑問 or 悩み?を投稿していて、これはなんとかしないとと思いました。彼女の「わからん」を解消し、迷うことなくコミュニケーションをとってもらうためにも、必要な記事。

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Slack:ストックしたい情報を残す

社内用Slack(業務用ひとつ)と社外用Slack(クライアントさま用が複数、経理関係用がひとつ)があります。

社外用はSlackを使うクライアントさまとのやりとりで使用。「Slackでやりとりしましょう!」というクライアントさまが、けっこう増えてきましたね。プレスラボはSlackに慣れているので、とてもうれしいお申し出。メールよりも迅速に、かろやかにやりとりが進むので好きです。

ここからは、社内用Slack(業務用)について書きます。既存のチャンネルはこんな感じ。

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Slackではストック型の情報を蓄積しています。もちろん、Slackでの投稿が活発に行われ、情報の流れが早い組織もあると思います。しかし、プレスラボでは他のツールをいろいろと併用していることもあり、Slackへの投稿頻度はそう高くありません。

比較的よく使うのはこの3つでしょうか。

「_nippo」チャンネル
日報(週3報)を投稿。週3報については下記記事をお読みください。

「_contents」チャンネル
制作したコンテンツがUPされたとき、各編集担当が記事URLを入れる。それを確認して池田がプレスラボSNS(主にTwitter)で告知。告知する際の文章を自分で決めたい担当は、告知文も添えておく

「_sales」チャンネル
営業に関わる情報(新規問い合わせや、それに伴う打ち合わせに関して残したドキュメントURLなど)を投稿。でも、最近は営業を担当する池田の日報に書き入れることが多い

他にもいろいろなチャンネルがあります。「_zatsudan」は「仕事に関係ない雑談と給湯室でのおしゃべり用チャンネル」。「_towazugatari」は辞めたメンバーが以前提案してくれて開設した「ぼやき専用チャンネル」。誰かに話を聞いてもらう“しゃべり場”があると、心の拠り所のひとつになる気がします。

ただ、両者の使い分けはあまりされていない印象。何気ない独り言、SNSに投稿するほどでもない(と自分では思うもの?)をボソッと言って、みんなが反応する場になっています。最近は日報の「自由記述」に独り言を書く人が多いかもしれません。

社外用Slack(経理関係用)はメンバー+経理担当・顧問税理士を交えた場所。請求書や領収書など、お金のやりとりにまつわるあれこれをUPします。こちらもストック型の情報を蓄積する目的で使用しています。

Discord:主に全体会議、ときどき個別の会議

隔週で実施する全体会議で使います。「会議ツール、Dicordにするのどうでしょう?」と提案してくれたのは、檜垣優香(@hi_ko1208)。彼女はプライベートでもDiscordを使っていて、社内で一番のDiscord名人。やり方をいろいろ教えてくれました。

会議ではカメラは使わずに音声だけ。初回はカメラをオンにして使いましたが、以降「基本的に、議事録ドキュメントやその他の資料を見ながら話すので、顔を出さなくてもいいよね。回線重くなるし」となり、皆が同意したため音声のみにしています。

入退室もワンクリックでできるのが楽です。話者には印がつくので、誰が話しているかも一目瞭然。一度インストールさえすれば使いやすいツール。

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主に使うチャンネルは、「会議(全体)用」と「会議(案件ごと)用」でしょうか。全体会議を「会議(全体)用」で実施した後、メンバーと個別に「会議(案件ごと)用」で案件の深い話をすることもあります。

「休憩・雑談用」は全体会議後に、お茶を飲みながら(それぞれの場所で)何気ない話をしたいときに活用。

クライアントとのリモート会議やオンライン取材後に、「ちょっと喫茶店寄っていきませんか」の感覚で、担当者同士で連れだって「会議(案件ごと)用」に入り、考えをまとめたりちょっとした打ち合わせをしたりすることもあります。

Facebookメッセンジャー:全体へのアナウンス

やりとりが最も多く発生するのは、個別の案件でのやりとりを除くと、Facebookメッセンジャーのグループスレッドかもしれません。

全員への連絡は「プレスラ部」という、部活風に名付けたグループスレッドで行います。

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主には
・全員への報告/共有事項
・全員に何らかの協力願い
でしょうか。

「(全体会議前日に)事前に議題を書いといてください」「1on1やります。池田のGoogle カレンダーに予定入れてください」「ちょっと今これで困ってます。ヘルプミー……」「先ほどこんなことがありました。皆さんどうしてます?」「コンペ勝ちました!」「新規問い合わせ来ましたよ。これはワクワク!」とかいろいろ。

各メンバーと個別にやりとりする際は、個別のスレッドや案件ごとのグループスレッドで連絡します。

(このnoteを書いていて、ふと「プレスラボ女子部」「プレスラボ男子部」というグループスレッドの存在を思い出しました。「プレスラボ男子部」は4月入社した男性社員+私で、当時原稿編集トレーニングをしていたので、そのやりとりをする目的で立ち上げました。「プレスラボ女子部」は彼らを除く女性社員+私。今は「プレスラ部」で事足りています)

これは私個人の好みかもしれませんが、「急いで話したい!」というときは、Facebookメッセンジャーで通話することもあります。

前出のDiscordで話すこともあります。が、Facebookメッセンジャーは常にブラウザで開いていることもあり、Facebook通話の方が気軽に使えると感じているからです。メンバーは好みや状況で使い分けているようです。野村英之(@yanson0218)と個別で話すときは、Facebook通話を使うことが多め。

Zoom:クライアントさまとの会議、取材

以前、全体会議で使ったことはありますが、Discordに落ち着いたため、現在社内で使うことはあまりありません。

社外用の会議、取材用ツールとして使うことが多いです。
*Zoomではなく「Teams」や「(Googleの)Meet」を指定されるクライアントさまも。

Whereby:社内の特定メンバーが使う

4〜5月、南野義哉(@yossy04071)が教えてくれました。アカウントを持っている人が、固定の会議URL(https://whereby.com/----- ※-----にはユーザー名が入ります)を送ると、他の人は会員登録しなくても会議に参加できる、なんとも使い勝手のいいツールです。

フリー(無料)アカウントの場合は、4人まで時間制限なく使えます。Zoomのフリー版だと3人以上で使う場合、40分1本勝負という時間制限がかかります。その点、Wherebyは制限がないのがうれしい。

(なんとなく「画面映り」もいいような気がします。気のせい……ですか?)

Wherebyは社内で顔を合わせて打ち合わせしたいとき、特に南野や同じくWherebyを気に入っている私が選ぶことが多いです。クライアントさまとの使用経験もあり、「これは便利ですねえ!」となかなか評判がいいです。

LINE:取材先とのやりとりで稀に

取材先がLINEでのやりとりをお望みの場合、LINEを使います。取材日調整や原稿確認、公開連絡などをLINEでします。

ただ、社内でのコミュニケーションは、前出のツールがメインなので、LINEはほとんど使いません。LINE IDを知っているメンバーとそうでないメンバーがいるくらい。

例えば、私個人では山本と野村、鈴木一禾(@ichikasuzuki)のLINEは知っています。鈴木とは業務の話はFacebookメッセンジャーでしますが、雑談で相撲の話をするときはLINEを使うことが多いです。案外使い分けていますね……!

最後に

今はこんな使い分けをしていますが、今後より便利なツール、プレスラボにしっくりくるツールが出てきたら、そちらに移行するかもしれません。

より良いやりとりができるツールを積極的に活用していきたいです。こちらの記事が何か少しでも役に立てていたらうれしいです!


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